Secretaresse

Faciliteren van het functioneren van de manager

• met vaste regelmaat voeren van afstemmingsoverleg gericht op onder meer het:
• afstemmen van en informeren over stand van zaken, onder de aandacht brengen van aandachtspunten en bijzonderheden;
• doornemen van agenda en attenderen op afspraken, te ondernemen acties en dergelijke;
• - maken van afspraken over te verlenen ondersteuning en daarbij te hanteren prioriteiten;
• uitvoeren van gemaakte afspraken door het effectief organiseren van activiteiten, communiceren van afspraken, etc.;
• invulling geven aan projecten, nader specificeren van het ‘project’, uitzetten/uitvoeren van overeengekomen acties, bewaken/bevorderen van tussentijdse resultaten en door anderen te leveren bijdragen;
• vervaardigen van overzichten zodat de manager inzicht heeft/houdt in de stand van zaken van de activiteiten/ resultaten binnen zijn/haar verantwoordelijkheidsdomein, verzamelen van informatie, verrichten van berekeningen en dergelijke;
• inschatten van het belang van zaken en eventueel tussentijds onder de aandacht brengen daarvan aan de manager.

• kwaliteit van de ondersteuning in termen van:
• juiste afweging van prioriteiten;
• juiste afweging van belangen;
• tijdig attenderen op relevante zaken;
• opvolging van afspraken;
• aansluiting op gewenste ondersteuning door de manager.

In- en externe informatie­voorziening

• verwerken van binnenkomende informatiestromen door het selecteren, ordenen en registreren van informatie en voorbereiden van te ondernemen acties;
• aannemen van binnenkomende telefoongesprekken, zo mogelijk zelf afhandelen daarvan, doorverbinden of noteren van boodschappen/ meldingen;
• binnen aangegeven kaders en volgens afspraken verzorgen van de in- en externe informatievoorziening richting betrokkenen.

• kwaliteit van de informatievoorziening:
• juistheid, volledigheid, tijdigheid;
• juiste afweging van prioriteiten, belangen.

Operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening

• bewerken en opmaken van correspondentie, rapportages, notities en dergelijke aan de hand van concepten of globale aanwijzingen over de inhoud;
• voorbereiden, begeleiden en opvolgen van vergaderingen door onder meer het verzamelen van agendapunten, inventariseren en verspreiden van stukken, notuleren, uitwerken van verslagen en bewaken van actielijsten;
• beheren van archieven en daartoe opbergen van stukken, completeren van dossiers, op verzoek aanleveren van informatie en tijdig opschonen van archief;
• bijhouden van agenda en maken van afspraken binnen gegeven kader;
• organiseren en regelen van in- en externe bijeenkomsten volgens afspraken en daartoe uitnodigen van betrokkenen, regelen van faciliteiten en voorzieningen en dergelijke.

• kwaliteit van de uitvoering in termen van:
• volgens geldende procedures en regelingen;
• volgens huisstijl;
• toegankelijkheid stukken voor collega’s;
• terugvindbaarheid van stukken;
• tevredenheid contactpersonen.